Benchmarking, also der Vergleich des eigenen Unternehmens mit bestimmten Referenzpunkten, ist eine beliebte und effektive Methodik, um Erkenntnisse über die eigenen Stärken und Schwächen zu gewinnen. Durch den Vergleich mit anderen Unternehmen kann herausgefunden werden, was erforderlich ist, um die Leistung des eigenen Unternehmens zu steigern und ein größerer Akteur in der Branche zu werden.
Benchmarking „einfach erklärt“
Benchmarking ist eine Managementmethode, bei der ein Unternehmen die eigenen Produkte, Prozesse etc. mit denen der Konkurrenz vergleicht. So werden Verbesserungsmöglichkeiten herausgefunden und die eigenen Geschäftsprozesse können optimiert werden.
Definition: Benchmarking und Benchmark
Beim Benchmarking wird die Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen eines Unternehmens unternehmensintern oder mit den Leistungen, Produkten oder Prozessen eines fremden Unternehmens verglichen, das als das branchenweit Beste in der gleichen Branche gilt, auch bekannt als „Best Practise“.
Im Idealfall werden interne Verbesserungsmöglichkeiten ermittelt. Indem Unternehmen mit überlegener Leistung untersucht werden, erhält man die Möglichkeit eine solche Leistung zu analysieren und diese Prozesse mit den Ansätzen des eigenen Unternehmens zu vergleichen. So können Unternehmer Änderungen implementieren, die zu erheblichen Verbesserungen führen können.
Was ist ein Benchmark?
Ein Benchmark ist ein Standard oder eine Reihe von Standards, die als Referenz für die Bewertung von Leistung oder Qualitätsniveaus verwendet werden.
Benchmarks sind also Referenz- & Vergleichswerte und können aus der eigenen Leistung eines Unternehmens, aus der Leistung oder den Standards anderer Unternehmen in der Branche oder aus gesetzlichen Anforderungen wie Umweltvorschriften abgeleitet werden.
Wofür wird Benchmarking genutzt?
Die Methode wird häufig verwendet, um Kundenzufriedenheit, Kosten und Qualität zu vergleichen. Es ist eine beliebte Methode, um herauszufinden, welches die „Best Practices“ sind – ob in einem bestimmten Unternehmen, von einem Wettbewerber oder von einer fremden Branche.
Der Prozess fokussiert die Gewinnung von Primärinformationen (Informationen, die direkt vom Unternehmen stammen) und die Analyse von Sekundärinformationen (Informationen über das Unternehmen von Dritten). Mit den gesammelten Informationen kann jeder Prozess in Frage gestellt und gegebenfalls optimiert werden, der im eigenen Unternehmen abläuft. Ziel ist es einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen, indem die fremden Prozessse mit den eigenen kombiniert werden.
Arten
Das Konzept kann auf verschiedene Weisen von Unternehmen umgesetzt werden. Die Entscheidung über die genaue Umsetzung muss mit den gewünschten Zielen abgestimmt werden.
Internes Benchmarking
Internes Benchmarking vergleicht Leistung, Prozesse und Praktiken mit anderen Teilen desselben Unternehmens (z. B. unterschiedlichen Teams, Geschäftseinheiten, Gruppen oder sogar Einzelpersonen).
Benchmarks könnten etwa verwendet werden, um Prozesse in einem Einzelhandelsgeschäft einer großen Kette mit denen in einem anderen Geschäft in derselben Kette zu vergleichen. Diese Technik wird verwendet, wenn ein Unternehmen bereits „Best Practices“ etabliert und bewährt hat, oder wenn externe Benchmarks nicht ohne Weiteres verfügbar sind.
Externes Benchmarking
Externes Benchmarking, teilweise auch als Wettbewerbsbenchmarking bezeichnet, beschreibt den Vergleich der eigenen Dienstleistungen, Produkte oder Geschäftsergebnisse mit denen anderer Unternehmen. Oft handelt es sich bei diesen externen Unternehmen um Konkurrenten aus der gleichen Branche.
Mit dieser Methode können Unternehmen beispielsweise auch Leistungen, Prozesse und Vorgehensweisen in verschiedenen Branchen vergleichen. Es wird in der Regel angewendet, wenn ein Unternehmen seine Position innerhalb seiner Branche bewerten möchte. Ferner wird es verwendet, wenn ein Unternehmen branchenführende Leistungsziele identifizieren muss.
Wettbewerbsanalyse
Benchmarking und eine Wettbewerbsanalyse können nicht gleichgesetzt werden, denn beim Benchmarking handelt es sich um einen der effektivsten Wege, externes Know-how in das eigene Unternehmen einzubringen. Wettbewerbsanalysen beschäftigen sich dagegen mit der Analyse von Marktposition, Zielen, Beschaffungs- und Absatz-Strategien und den Fähigkeiten der Konkurrenz.
Eine Wettbewerbsanalyse kann also als ein Teil von Benchmarking gesehen werden. Dieses befasst sich jedoch nicht zwingend mit einem Konkurrenten. Wettbewerbsanalysen dagegen beschäftigen sich naturgemäß mit der Konkurrenz.
Weitere Formen im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt eine Übersicht der wichtigsten Arten mit einer Beschreibung der wesentlichen Merkmale aller Arten.
| Arten | Beschreibung |
| Internes Benchmarking |
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| Externes Benchmarking |
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| Wettbewerbsbenchmarking |
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| Prozessbenchmarking |
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| Strategisches Benchmarking |
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Schritt-für-Schritt-Anleitung
Im Folgenden findest du eine Anleitung, wie der Prozess des Benchmarkings durchgeführt wird.
1. Planung
Zunächst wählt das Unternehmen ein Produkt, eine Dienstleistung oder eine interne Abteilung aus, die einem Vergleich unterzogen werden soll.
2. Vergleichspartner
Das Unternehmen legt fest, mit welchen (branchenführenden) Unternehmen/Abteilungen es das eigene Unternehmen vergleichen will.
3. Datengewinnung
Nach der Planung geht es jetzt darum, Informationen zu den eigenen Prozessen zu sammeln und zu ermitteln, wie Wettbewerber sie durchführen.
Wenn Unternehmen beispielsweise ihre Kundenzufriedenheitsbewertung verbessern möchten, sollten sie die Abläufe in der Abteilung, den Umgang mit Anrufen und der Kommunikation sowie die Unterschiede zu ihrer Konkurrenz betrachten und verstehen.
4. Analyse
Sobald Unternehmen glauben, alle relevanten Informationen ermittelt zu haben, können sie damit beginnen, diese zu analysieren und die Mängel zu verstehen, die sie möglicherweise im eigenen Unternehmen haben.
Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass kein Geschäft perfekt ist und sie aufgeschlossen sein müssen, um Informationen objektiv analysieren zu können.
5. Maßnahmen
Sobald sich die Ergebnisse zeigen, können die Analysten einen Bericht verfassen und die nächsten Schritte diskutieren, um eine bessere Leistung in dem speziellen Bereich zu erzielen.
6. Anpassung
Jetzt gilt es, die Prozesse und Richtlinien, die von den Besten der Branche implementiert wurden, für das eigene Unternehmen anzupassen und zu übernehmen. Die Ergebnisse zeigen, welche Änderungen den größten Unterschied ausmachen können. Es liegt jedoch an den Unternehmen selbst, diese tatsächlich umzusetzen.
Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
Wie auch bei anderen Modellen, müssen beim Benchmarking bestimmte Gegebenheiten existieren, um einen Erfolg zu ermöglichen. Zudem müssen auch einige Herausforderungen bewältigt werden.
Erfolgsfaktoren
Benchmarking kann eine leistungsstarke Methode sein, um Wettbewerbsvorteile zu erlangen und die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Damit das Benchmarking erfolgreich ist, sind bestimmte Erfolgsfaktoren zu beachten:
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Klare Zielsetzung
Definiere klare und spezifische Ziele für das Projekt. Dies ermöglicht es, den Fokus zu halten und die relevanten Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden sollen. -
Auswahl geeigneter Vergleichspartner
Wähle sorgfältig Unternehmen oder Abteilungen aus, die als Vergleichsgruppen dienen sollen. Diese sollten ähnliche Prozesse, Branchenstandards oder Leistungen aufweisen, um wertvolle Erkenntnisse und Best Practices zu liefern. -
Datengrundlage und Qualität
Stellen Sie sicher, dass die zur Verfügung gestellten Daten zuverlässig sind. Zudem müssen die Daten vergleichbar und anwendbar sein, um eine erfolgreiche Durchführung zu ermöglichen. Eine solide Datenbasis bildet die Grundlage für aussagekräftige Vergleiche und Analysen. -
Offene Kommunikation
Eine offene und transparente Kommunikation zwischen den beteiligten Partnern ist entscheidend, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und Vertrauen aufzubauen. Austausch von Informationen, Erfahrungen und bewährten Methoden fördert den Lernprozess und die Zusammenarbeit.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Obwohl Benchmarking viele Vorteile bietet, können auch Herausforderungen auftreten. Hier sind einige häufige Herausforderungen und mögliche Lösungsansätze:
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Datensammlung und -verfügbarkeit
Es kann schwierig sein, qualitativ hochwertige Daten von fremden Unternehmen zu erhalten. Eine enge Zusammenarbeit und der Aufbau von Beziehungen mit den Partnern können dazu beitragen, den Zugang zu relevanten Daten zu erleichtern. -
Vertraulichkeit und Datenschutz
Der Austausch sensibler Daten kann zu Bedenken hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz führen. Es ist wichtig, klare Vereinbarungen über den Umgang mit Daten zu treffen und sicherzustellen, dass die Informationen angemessen geschützt werden. -
Kulturelle Unterschiede
Bei internationalen Projekten können kulturelle Unterschiede eine Rolle spielen. Ein interkulturelles Verständnis und die Berücksichtigung der kulturellen Kontexte können dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern. -
Widerstand und Akzeptanz
Mitarbeiter können Widerstand gegen Veränderungen oder die Offenlegung von Informationen zeigen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen, ihre Bedenken anzuhören und die Vorteile des Vorhabens hervorzuheben, um ihre Akzeptanz zu fördern.
Tipps für erfolgreiches Benchmarking
Um das volle Potenzial des Benchmarkings auszuschöpfen und erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen, solltest du folgende Best Practices und Tipps beachten. Hier findest du Empfehlungen für ein erfolgreiches Benchmarking:
Benchmarking-Partner
- Identifiziere Organisationen oder Abteilungen, die vergleichbare Ziele, Prozesse oder Leistungskennzahlen haben.
- Suche nach Unternehmen, die als Vorzeigeunternehmen anerkannt sind und eine hohe Leistungsfähigkeit aufweisen.
- Berücksichtige verschiedene Branchen und Organisationen, um neue Perspektiven und innovative Ansätze zu erhalten.
Datenqualität und -schutz
- Stelle sicher, dass die gesammelten Daten zuverlässig und vergleichbar sind, um erfolgreich mit den gesammelten Daten arbeiten zu können.
- Vereinbare klare Vereinbarungen zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz, um sensible Informationen vor Missbrauch zu schützen.
- Prüfe die Daten auf ihre Vollständigkeit und Genauigkeit, um fundierte und gewinnbringende Analysen durchführen zu können.
Einbindung der Mitarbeiter
- Erkläre den Mitarbeitern den Zweck und die Vorteile des Benchmarkings, um ihr Engagement und ihre Unterstützung zu gewinnen.
- Beteilige die Mitarbeiter aktiv an der Datenerfassung, -analyse und -interpretation, um ihr Fachwissen und ihre Erfahrungen einzubeziehen.
- Schaffe eine offene Lernkultur im Unternehmen, in der Mitarbeiter Best Practices teilen und von anderen lernen können.
Kontinuität
- Betrachte Benchmarking als kontinuierlichen Verbesserungsprozess, nicht als einmalige Aktivität zur sofortigen Verbesserung.
- Verfolge regelmäßig die Fortschritte und überprüfe die Wirksamkeit der neu eingeführten Verbesserungsmaßnahmen.
- Bleibe offen für neue Benchmarking-Partnerschaften und entwickle kontinuierlich deine Benchmarking-Strategie weiter.
Benchmarking: Beispiele
Im Folgenden werden zwei mögliche Arten anhand von Beispielen veranschaulicht: internes und externes Benchmarking.
Beide Ansätze haben das gemeinsame Ziel, die Leistung zu verbessern, aber sie unterscheiden sich in ihrer Herangehensweise und den verwendeten Vergleichsgruppen:
Buchhalter verwenden in der Regel internes Benchmarking. Mit anderen Worten: sie betrachten die Wertentwicklung des Unternehmens in der Vergangenheit und setzen Maßstäbe für die zukünftige Wertentwicklung.
Beispielsweise kann ein leitender Buchhalter die Höhe der fixen und variablen Kosten in einem Produktionsprozess in den vergangenen drei Jahren analysieren. Manager können dann die Durchschnittskosten der letzten drei Jahre als Benchmark verwenden. Anschließend können sie die aktuelle Leistung anhand des Benchmarks beurteilen und, falls notwendig, Wege zur Verringerung der Kosten finden.
Ein Unternehmen, das daran interessiert ist, seinen Kundenservice zu verbessern, kann dafür externes Benchmarking nutzen. Es vergleicht seine eigenen Prozesse und Metriken mit denen seines erfolgreichsten Konkurrenten. Das Unternehmen beobachtet und misst die Aktivitäten des Konkurrenten und entsendet in einigen Branchen Mitarbeiter, die als Kunden getarnt sind, um direkte Erfahrungen zu sammeln.
Ein anschauliches Beispiel dafür sind Fast-Food-Ketten. Hier kommt es auf einen schnellen und genauen Service an, um die Effizienz zu maximieren, die Kosten zu senken und die Gewinne zu steigern. Jede Sekunde, die gewonnen wird, ohne die Qualität des Produktes zu beeinträchtigen, ermöglicht dem Unternehmen, seine Gewinne zu steigern.
Im Laufe der Jahre haben Fast-Food-Restaurants die Konfiguration ihrer Drive-in-Vorgänge wie die Anzahl der Fenster, das Menü, die Lautsprecherboards und die Bestellmethoden ständig verbessert, um ihre Leistung zu verbessern. Sie beobachten sich ständig untereinander und vergleichen einander.
Benchmarking mit anderen Methoden
Benchmarking kann auch mit anderen Modellen, Methoden und Konzepten kombiniert werden:
Peer-Review
Ein Peer-Review kann verwendet werden, um die Leistung des eigenen Unternehmens von gleichrangigen Unternehmen bewerten zu lassen. Dadurch erhält man Feedback und Vergleichsdaten, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
GAP-Analyse
Die GAP-Analyse hilft dabei, die Unterschiede (Gaps) zwischen der aktuellen Leistung des eigenen Unternehmens und den Best Practices der Vergleichspartner aufzuzeigen. Dadurch kann man gezielte Maßnahmen ableiten, um diese Lücken zu schließen.
Zielgruppenanalyse
Die Durchführung einer Zielgruppenanalyse kann dabei helfen, ähnliche Zielgruppen oder Kundensegmente mit den Vergleichspartnern zu betrachten. Dadurch kann man vergleichbare Daten und Erkenntnisse gewinnen, um die Leistung im Hinblick auf die Zielgruppenbedürfnisse zu verbessern.
Ansoff-Matrix
Die Ansoff-Matrix kann dabei helfen, neue Wachstumsstrategien abzuleiten, indem man sich von den Strategien und Erfahrungen der Vergleichspartner inspirieren lässt. Dies kann sowohl zur Marktdurchdringung als auch zur Marktentwicklung, Produktentwicklung oder Diversifikation führen.
Porter's Five Forces
Im Benchmarking ermöglicht Porter’s Five Forces eine Analyse der Wettbewerbsintensität der Vergleichspartner. Dadurch erhält man Einblicke in die Stärken und Schwächen der Wettbewerber und kann daraus Strategien ableiten, um die Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens zu stärken.
Sender-Empfänger-Modell
Das Sender-Empfänger-Modell kann verwendet werden, um die Kommunikation und den Wissensaustausch zwischen den Vergleichspartnern zu verbessern. Dadurch können Informationen effektiv übermittelt und Best Practices ausgetauscht werden.
BCG-Matrix
Die BCG-Matrix ermöglicht eine Analyse der Position des eigenen Unternehmens im Vergleich zu den ausgewählten Partnern. Dadurch kann man Geschäftseinheiten oder Produkte entsprechend kategorisieren und strategische Entscheidungen ableiten.
Value Proposition Canvas
Der Value Proposition Canvas unterstützt die Analyse des Wertangebots der Vergleichspartner. Dadurch kann man das eigene Wertangebot verbessern, indem man erfolgreiche Elemente von den zu vergleichenden Partnern übernimmt.
Balanced Scorecard
In der Umsetzung kann die Balanced Scorecard als Methode zur ganzheitlichen Leistungsbeurteilung eingesetzt werden. Dadurch kann man verschiedene Aspekte wie Finanzen, Kunden, Prozesse und Lernen und Entwicklung bewerten und mit den Vergleichspartnern vergleichen.
PESTEL Analyse
Indem man die PESTEL-Faktoren in Betracht zieht, kann man besser verstehen, wie externe Einflüsse die Leistung der Vergleichspartner beeinflussen und mögliche Chancen und Risiken identifizieren. Die Ergebnisse der PESTEL Analyse können dann dazu verwendet werden, den Vergleich und die Interpretation der Daten in einem umfassenderen Kontext vorzunehmen.
Häufig gestellte Fragen
Benchmarks sind Referenzpunkte, anhand derer Unternehmen ihre Leistung mit der Leistung ihrer Konkurrenten vergleichen. Das können bestimmte Prozesse, Produkte oder Operationen sein. Dabei werden die Benchmarks in interne und externe Referenzpunkte unterteilt.
Unternehmen vergleichen wichtige Kennzahlen der Geschäftstätigkeit mit internen Kennzahlen oder den Kennzahlen ähnlicher Unternehmen. Aus den Ergebnissen werden dann entsprechende Handlungsempfehlungen abgeleitet. So kann eine konstante Weiterentwicklung gewährleistet werden.
Die meisten großen und erfolgreichen Unternehmen nutzen diese Methode, um kontinuierlich zu lernen und sich zu verbessern. Dabei kann es sich sowohl, um die Verbesserung von Produktionsprozessen, Kundenzufriedenheit oder internen Abläufen handeln. Benchmarking kann beispielsweise auch nur unternehmensintern genutzt werden, um z. B. Abteilung A1 am Standort XY mit Abteilung A2 am Standort XZ zu vergleichen und schlussendlich Prozesse zu optimieren.
Egal für welche Form des Benchmarkings sich entschlossen wird, der grundlegende Ablauf bleibt immer gleich.
- Planungsphase
- Datensammlung
- Analyse
- Umsetzung von Maßnahmen
Unternehmen gewinnen eine unabhängige Perspektive darüber, wie gut sie im Vergleich zu anderen Unternehmen abschneiden. Häufig werden auch Unternehmen aus anderen Branchen beim Benchmarking betrachtet. So kann Potenzial für Verbesserungen im eigenen Haus gefunden und explizite Leistungserwartungen festgelegt werden.
Ein Mangel an Informationen und Kennzahlen oder ein fehlendes Verständnis dieser kann zu Fehlinterpretationen führen. Es kann auch passieren, dass man die branchenführenden Unternehmen kopiert, deren Konzepte jedoch nicht für das eigene Unternehmen passen und scheitern.
