Die ABC-Analyse ist eine Methode aus der Betriebswirtschaft. Sie soll helfen, die aktuelle Situation eines Unternehmens realistisch zu bewerten und aus umsatzrelevanten Fragestellungen und deren Antworten gezielte Maßnahmen für die Zukunft abzuleiten.
Hier findest du alles, was du zur ABC-Analyse wissen solltest und wie sie genau funktioniert.
Häufig gestellte Fragen
Du kannst nach den Kunden fragen, die den stärksten Umsatz generieren. Du kannst aber auch herausfinden, welche Rohstoffe die höchsten Kosten verursachen. Die ABC-Analyse ist nur ein Werkzeug, um Fragen zu beantworten. Welche Antwort du bekommst, hängt von der Fragestellung ab.
Die ABC-Analyse ist immer dann sinnvoll, wenn die Situation eines Unternehmens bewertet werden soll. Diese Bewertung kann bestimmte Produktkategorien, den Umsatz in zu analysierenden Zielgruppen oder andere Fragestellungen betrachten.
Die Kategorien teilen die untersuchten Objekte sinnvoll ein. In der Kategorie A landen die untersuchten Objekte, die sehr wichtig sind, in Kategorie B befinden sich die durchschnittlich wichtigen Objekte, und in Kategorie C sind die Objekte, die weniger wichtig sind.
Die ABC-Analyse hilft, sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren, also unterstützt sie dein Zeitmanagement. Sie ist aber keine Methode, die dir ermöglicht eine bestimmte Anzahl an Aufgaben innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen.
Pareto fand heraus, dass 20 % der Familien Italiens etwa 80 % des Bodens Italiens besitzen. Daher nennt man das Pareto-Prinzip auch die 80-20-Pareto-Regel. Auf ihr baut die ABC-Analyse auf: 20 % der Kunden bringen 80 % des Umsatzes, in 20 % der Projektzeit werden 80 % des Ergebnisses erarbeitet.
ABC-Analyse: Definition
Die ABC-Analyse gehört zu der Gruppe der Controlling-Werkzeuge. Es handelt sich also um eine Methode, betriebswirtschaftliche Fragestellungen zu kontrollieren.
Sie ermittelt, ausgehend von einer Frage, einen Ist-Zustand. Idealerweise können die Ergebnisse der Analyse zu einer Optimierung der betriebswirtschaftlichen Vorgänge führen. In welchem Bereich das passiert, hängt von der Fragestellung ab.
Die Analyse ordnet Datensätze in Kategorien ein. Diese Kategorien werden anschließen genutzt, um eine Priorisierung vorzunehmen. Ob nun Waren, Kunden oder Mitarbeiter priorisiert werden, spielt keine Rolle. Die Analyse kann verschiedenste Unternehmensbereiche betrachten.
ABC-Analyse einfach erklärt:
Die ABC-Analyse ist eine Methode zur Priorisierung von Produkten, Aktivitäten oder anderen Analyseobjekten, bei der die zu untersuchenden Objekte nach bestimmten Schwerpunkten in Kategorien eingeteilt werden. Die Ergebnisse der Analyse helfen dabei, unternehmerische Entscheidungen zu treffen.
Die Einteilung der Kategorien
Typischerweise werden der drei Klassen oder Kategorien mit den Bezeichnungen A, B und C verwendet. Die drei Kategorien entwickeln sich von
!!! sehr wichtig (A) über
!! mittelmäßig wichtig (B) hin zu
! eher nebensächlich (C).
Es ist auch möglich die ABC-Analyse mit vier oder mehr Klassen durchzuführen.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Demnach brauchen die verbleibenden 20% der Ergebnisse 80% der Arbeit. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Kategorien dementsprechend einzuteilen, um herauszufinden, welche Bereiche eines Unternehmens besondere Aufmerksamkeit verdienen.
Wie die genaue Einteilung der Kategorien aussieht, ist immer unterschiedlich und hängt davon ab, was das jeweilige Untersuchungsobjekt ist. Deshalb gibt es keine feste Regel für die Festlegung der Grenzen zwischen den Kategorien.
Es gibt jedoch eine standardmäßige Einteilung, die folgendermaßen aussieht:
| Kategorie der ABC-Analyse | Wertanteil in Prozent | Mengenanteil in Prozent |
| A | 60 - 80 | 5 - 20 |
| B | 10 - 25 | 20 - 40 |
| C | 5 - 15 | 50 - 75 |
ABC-Analyse: Beispiel für die Einteilung der Kategorien
Ein Unternehmen setzt sich beispielsweise damit auseinander, welche Kunden den größten Umsatz generieren und somit am meisten zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Mithilfe der ABC-Analyse kann nun eine Klassifizierung der Kunden vorgenommen werden. Diese Einteilung hilft dem Unternehmen zu verstehen, wie viel Fokus es auf die einzelne Kundengruppen legen sollte:
ABC-Analyse: Schritt für Schritt Anleitung
1. Schritt: Fragestellung entwickeln
Was willst du auswerten? Formuliere die Frage und überlege anschließend, welche Datensätze du dafür benötigst.
2. Schritt: Daten besorgen
Die Fragestellung ist klar, jetzt müssen die benötigten Daten her. Je nach Fragestellung werden die Daten von der Buchhaltung geliefert oder aus dem Vertrieb, kommen aus dem Lager oder aus der Personalabteilung.
3. Schritt: Daten sortieren
Die Datensätze werden nun absteigend nach den Informationen sortiert. Es wird der Gesamtumsatz berechnet und der prozentuale Anteil am Gesamtumsatz jedes einzelnen Objekts.
4. Schritt: Tabelle erweitern
Jetzt müssen noch Hilfsspalten für die kumulierte Zahl der Datensätze und für die Kategorien A, B und C angelegt werden.
In diesem Schritt kumulierst du die Datensätze von oben nach unten. Dann legst du Klassengrenzen fest und teilst die Objekte dementsprechend ein.
5. Schritt: Auswerten
Da dir jetzt alle wichtigen Daten und Berechnungen vorliegen, wertest du die Ergebnisse aus. Ziehe die richtigen Schlüsse daraus.
Das Ergebnis kann als Lorenzkurve dargestellt werden, das ist eine grafische Darstellung, die statistische Verteilungen zeigt und damit die relative Konzentration innerhalb der Verteilung darstellt. Aber auch ein Treppendiagramm eignet sich zur visuellen Darstellung der Ergebnisse.
ABC-Analyse: Beispiel
Wir gehen davon aus, dass ein Unternehmen sich um seine Kundenbetreuung bemüht.
Es soll ermittelt werden, welche Kunden genau Zugriff auf eine Servicehotline erhalten sollten. Über diese Hotline sollen sie besondere Leistungen in Anspruch nehmen können.
Nun werden Listen mit allen Kunden angelegt.
Als relevante Kenngröße für die Zuordnung legen wir den Umsatz des einzelnen Kunden fest.
Nach diesem Wert werden die Kunden in absteigender Reihenfolge sortiert und der Anteil am Gesamtumsatz wird berechnet:
Nun legst du die Spalten für den kumulierten Anteile und die Kategorien an. Deine Tabelle sollte dann so aussehen:
Die Werte für die kumulierten Anteile bekommst du, indem du von oben nach unten die %-Anteile addierst. Am Ende solltest du wieder auf 100% kommen. Kleine Abweichungen können sich durch Ungenauigkeiten beim Runden ergeben.
Nun kannst du mit Hilfe deiner kumulierten Prozentsätze deine Klassengrenzen festlegen und die Objekte klassifizieren. In diesem Beispiel wurden die Grenzen folgendermaßen gewählt:
Aus fertigen Analyse lässt sich nun ein Schluss ziehen: Die Kunden mit dem höchsten Jahresumsatz sollten Zugriff auf die neue Servicehotline erhalten und mit kürzeren Lieferzeiten, höheren Rabatten oder ähnlichen Sonderbehandlungen belohnt werden. Die Kunden in der Kategorie C dagegen verursachen einen sehr hohen Aufwand, die in keiner Relation zum hier erzielten Jahresumsatz stehen.
Nun hast du eine Tabelle mit allen Ergebnissen. Mithilfe dieser Excel-Tabelle kannst du die Datensätze auch ganz einfach als Diagramm darstellen. Deine vollständige ABC-Analyse sollte am Ende dann so aussehen:
ABC-Analyse Beispiel Tabelle
ABC-Analyse Beispiel Diagramm
Beispiel und Vorlage zum Download
Damit du die ABC-Analyse noch besser verstehst, haben wir für dich die vollständige Analyse zu unserem Beispiel als Download bereitgestellt. Dort findest du auch die Darstellung in einem Diagramm.
Du kannst die Excel-Tabelle auch als Vorlage für deine eigene Analyse nutzen.
Vorteile & Nachteile
- komplexe Prozesse werden auf das Wesentliche reduziert
- übersichtliche Darstellung
- mit überschaubarer Vorbereitung gibt die ABC-Analyse wertvolle Hinweise auf eine künftige strategische Entscheidung
- nur sehr grobe Einteilung in die drei Klassen
- die Analyse ist nicht sinnvoll, wenn der prozentuale Anteil der Positionen am Gesamtwert kaum variiert
- es wird nur ein einzelnes Kriterium der Kategorien verglichen
HINWEIS: Trotz der Vor- und Nachteile darfst du nicht vergessen, dass du die Analyse modifizieren kannst. Es ist also immer möglich, mehr als drei Kategorien einzufüren, wenn das sinnvoll ist.
Du kannst auch mehrere Kriterien zu einer vergleichbaren Kennzahl zusammenfassen oder andere Anpassungen vornehmen, wenn die Fragestellung das hergibt.
