Wenn du in einer intensiven und stressigen Prüfungsphase den Durchblick bewahren möchtest, dann ist der Einsatz des Eisenhower Prinzips der Schlüssel zur effektiven Priorisierung und Zeitmanagement. Denn dieses Prinzip hilft dir dabei, die dir zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Hier erfährst du, wie du das Eisenhower Prinzip einsetzen kannst, um deine Aufgaben sinnvoll zu organisieren.
Eisenhower Prinzip „einfach erklärt“
Das Eisenhower Prinzip ist eine Technik für das Zeitmanagement, die anstehende Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einteilt. Diese Einteilung soll bei der Entscheidung helfen, welche Aufgaben priorisiert werden sollen. Die Darstellung erfolgt in einer Dringend-Wichtig-Matrix.
Definition: Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip ist eine Methodik, die das eigene Zeitmanagement optimiert und Aufgaben plant, um sie zu erledigen. Diese Methode unterstützt Studierende und Organisationen dabei, ihre Zeit effektiver zu nutzen, indem sie sich auf die Aufgaben konzentriert, die signifikant zur Erreichung der Ziele beitragen, während weniger kritische Aufgaben delegiert oder ignoriert werden.
Dies wird erreicht, indem Wichtiges von Unwichtigem getrennt wird und anschließend die wichtigen Dinge vor den unwichtigen Dingen erledigt werden. Aber nicht nur die Wichtigkeit einer Aufgabe spielt eine Rolle. Auch die Dringlichkeit, die Zeit, die für eine Aufgabe zur Verfügung steht, ist ein wichtiger Faktor.
Deshalb wird das Eisenhower Prinzip auch in Form einer Dringend-Wichtig-Matrix dargestellt, die alle Aufgaben in Quadranten unterteilt, anhand derer du ablesen kannst, welche Aufgaben du zuerst erledigen solltest:
- wichtige und dringende Aufgaben
- wichtige, aber nicht dringende Aufgaben
- nicht wichtige, aber dringende Aufgaben
- nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben
Unterscheidung von wichtig & dringend
Der Unterschied zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit ist zentral für ein effektives Zeitmanagement bei der Eisenhower Methode.
Dringlichkeit
Unter dringenden Aufgaben werden Aufgaben verstanden, die eine sofortige Aufmerksamkeit verlangen und oft mit nahenden Fristen oder akuten Situationen verbunden sind, wodurch sie umgehende Aufmerksamkeit erfordern. Sie erzeugen einen unmittelbaren Handlungsdruck, können aber manchmal von geringerer Bedeutung für die langfristigen Ziele sein.
Wichtigkeit
Im Gegensatz dazu stehen wichtige Aufgaben, unter denen Aufgaben verstanden werden, die einen signifikanten Beitrag zu langfristigen Zielen und persönlichen Werten leisten, sie müssen jedoch nicht sofort erledigt werden. Wichtige Aufgaben sind oft strategischer Natur, tragen zur langfristigen Entwicklung bei und haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg.
Die Hauptunterscheidung liegt also darin, dass wichtige Aufgaben auf langfristige Ziele und Erfolge abzielen, während dringliche Aufgaben kurzfristige Aktionen erfordern. Die Eisenhower Methode hilft, diese Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren, sodass man sich auf das konzentriert, was wirklich zählt.
Anwendung
Es gibt zwei Schritte, die dir helfen, deine Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip zu erledigen.
1. Verteilung von Aufgaben
Als Erstes musst du deine Aufgaben in die einzelnen Quadranten deiner Eisenhower-Matrix einteilen. Dies hat den Vorteil, dass du eine gute Übersicht über alle anstehenden Aufgaben bekommst.
Innerhalb der Quadranten kannst du nochmals eine Reihenfolge der Aufgaben festlegen, indem du sie entweder nach abnehmender Wichtigkeit oder abnehmender Dringlichkeit ordnest. Du kannst komplexe Aufgaben dazu in mehrere kleinere Aufgaben herunterbrechen, damit es dir leichter fällt diese zu erledigen.
2. Erledigen der Aufgaben
Nach der Einteilung der Aufgaben in die entsprechenden Kategorien des Eisenhower Prinzips, kannst du beginnen, die Aufgaben zu erledigen. Dabei kannst du dich an diesem Schema orientieren:
Erledigen: wichtige & dringende Aufgaben
Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, da sie sowohl zeitkritisch als auch entscheidend für den Erfolg sind. Sie sollten immer direkt und persönlich bearbeitet werden und haben höchste Priorität.
Terminieren: wichtige & nicht dringende Aufgaben
Diese Aufgaben sind für langfristige Ziele entscheidend, haben jedoch keine unmittelbare Dringlichkeit. Sie sollten geplant und kontinuierlich verfolgt werden, um Stress durch spätere Dringlichkeit zu vermeiden.
Delegieren: nicht wichtige & dringende Aufgaben
Diese Aufgaben erfordern schnelle Aufmerksamkeit, sind aber nicht entscheidend für den langfristigen Erfolg. Sie können an andere delegiert werden, um Zeit für wichtigere Aufgaben zu schaffen.
Verwerfen: nicht wichtige & nicht dringende Aufgaben
Diese Aufgaben bringen keinen echten Mehrwert und sind häufig eine Ablenkung von den relevanten Aufgaben. Sie sollten möglichst eliminiert oder auf ein Minimum reduziert werden.
Anwendungsbeispiel
In diesem Anwendungsbeispiel wird veranschaulicht, wie das Eisenhower Prinzip angewendet werden kann, um Aufgaben effektiv zu organisieren und sicherzustellen, dass sowohl Zeit als auch Energie auf die wichtigen und dringendsten Aufgaben konzentriert werden.
Anwendungsbeispiel
Stelle dir vor, du bist Projektmanager in einem Unternehmen und stehst vor verschiedenen Aufgaben, die du gemäß dem Eisenhower Prinzip priorisieren musst.
Eine der Aufgaben ist ein Kunde, der plötzlich eine kurzfristige Änderung in einem Projekt angefordert hat, die innerhalb der nächsten 24 Stunden umgesetzt werden muss, damit der Projektzeitplan eingehalten wird. Diese Aufgabe erfordert umgehende Aufmerksamkeit und direktes Handeln, um den Kunden zufriedenzustellen und Verzögerungen zu vermeiden, also ist diese Aufgabe wichtig und dringlich.
Eine weitere anstehende Aufgabe ist die Planung einer strategischen Initiative zur Verbesserung der internen Prozesse, die die Effizienz deines Teams in den nächsten Monaten steigern soll. Die Aufgabe ist entscheidend für den langfristigen Erfolg, hat aber keine unmittelbare Deadline, weshalb du sie planen und schrittweise neben deinen täglichen Aufgaben umsetzen kannst. Diese Aufgabe ist also wichtig, aber nicht dringlich.
Die dritte Aufgabe hingegen ist dringend, aber nicht wichtig, denn wenn dich deine Kollegin dringend um Hilfe bei einem technischen Problem bittet, das ihre Arbeit blockiert, trägt die Lösung dieses Problems nicht direkt zu deinen Kernzielen bei. Trotzdem erfordert die Aufgabe die Dringlichkeit, dass du kurzfristig Unterstützung leistest oder die Aufgabe an jemanden im Team delegierst, der sofort helfen kann.
Die vierte Aufgabe ist die Einladung zu einem branchenfremden Workshop, der nächste Woche stattfindet. Obwohl es interessant sein könnte, trägt es weder unmittelbar zu deinen aktuellen Projekten bei, noch hat es eine Dringlichkeit. Diese Art von Aufgabe kannst du entweder ohne negative Konsequenzen aufschieben oder sogar ganz streichen.
In diesem Szenario hilft dir das Eisenhower Prinzip bei der Priorisierung der Aufgaben, wobei der Fokus auf den wichtigsten Aufgaben liegt, weil diese für das Erreichen der Projektziele und die Zufriedenheit des Kunden am wichtigsten sind. Gleichzeitig stellst du auch sicher, dass du deine Ressourcen effektiv verwaltest und weniger kritische Aufgaben angemessen adressierst.
Hilfsmittel
Für die Erfassung deiner zu erledigenden Aufgaben nach dem Eisenhower Prinzip eignen sich zunächst einfach Stift und Papier. Im nächsten Schritt sollten die Listen jedoch auf den PC übertragen werden, weil sie sich dort leichter bearbeiten und erweitern lassen. Hilfreich sind außerdem Apps, die zu bestimmten Terminen rechtzeitig Bescheid geben, dass eine bestimmte Aufgabe dringend ansteht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die Durchführung des Eisenhower Prinzips ist zwar nicht komplex, aber manchmal kann man dabei einzelne Schritte vergessen. Deshalb kannst du dich an dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung orientieren.
- Sammlung aller anstehenden Aufgaben
- Aufgaben in die Eisenhower Matrix eintragen
- Überblick über aktuelle und zukünftige Beanspruchung schaffen
- Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit erledigen
Vorlagen
Um dir einen groben Überblick über deine anstehenden Aufgaben zu verschaffen, hilft dir diese PDF-Vorlage, um das Eisenhower Prinzip umzusetzen. Wir bieten dir sowohl eine Word- als auch PDF-Vorlage.
Vor- und Nachteile
Das Eisenhower Prinzip hat sowohl seine Vor-, als auch seine Nachteile.
Vorteile
Nachteile
Gute Strukturierung: Bessere Strukturierung der zu erledigenden Aufgaben
Wichtige Aufgaben: Wichtige Aufgaben werden selten dringend, weil man sie direkt bearbeitet
Förderung der Proaktivität: Ermutigt dazu, Zeit für wichtige, aber nicht dringende Aufgaben einzuplanen
Schwierigkeit bei der Unterscheidung: Schwierig zwischen "wichtig" & "dringend" zu unterscheiden
Steigerung der Produktivität:Klarer Fokus auf wichtige Aufgaben und Minimieren von unwichtigen Aktivitäten
Überbetonung von Dringlichkeit: Dringlichkeit erhält oft mehr Aufmerksamkeit als Wichtigkeit
Stressreduktion: Zeitmanagement und Fokus führen zu Last-Minute-Druck und Überarbeitung
Mangelnde Flexibilität: Wenig Raum für spontane Anpassungen und Prioritätenwechsel
Klare Priorisierung: Effektive Unterscheidung zwischen Aufgaben basierend auf Wichtigkeit und Dringlichkeit
Vernachlässigung von Beziehungen und Wohlbefinden: Kein Einbezug persönlicher Faktoren
Verbesserung der Entscheidungsfindung: Vereinfachte Entscheidungen bei Zeit- und Ressourcenmanagement
Nicht immer anwendbar: Keine Verwendung, wenn Aufgaben nicht klassifizierbar sind
Grenzen und Alternativen
Das Eisenhower Prinzip stößt trotz seiner Effektivität in vielen Situationen und in bestimmten Kontexten an seine Grenzen. Einige dieser Grenzen umfassen:
- Komplexe, kreative und dynamische Aufgaben
- Emotionale sowie zwischenmenschliche Faktoren.
- Subjektivität bei der Kategorisierung und langfristigen Zielen
Angesichts dieser Grenzen gibt es alternative Methoden des Zeitmanagements und der Priorisierung, die unterschiedliche Schwerpunkte setzen und einige der Einschränkungen des Eisenhower Prinzips überwinden.
- Getting Things Done (GTD): Die GTD-Methode konzentriert sich auf das Erfassen, Klären, Organisieren und Reflektieren von Aufgaben. Sie ist flexibler und kann sich besser an wechselnde Prioritäten anpassen, indem sie einen systematischen Ansatz zur Verwaltung von Aufgaben und Informationen bietet.
- Kanban: Kanban-Boards helfen, deinen Arbeitsfluss zu visualisieren, Engpässe zu identifizieren und Prioritäten dynamisch anzupassen. Diese visuelle Methode zur Aufgabenverwaltung betont unter anderem deine Flexibilität und Anpassungsfähigkeit.
- Pomodoro-Technik: Eine Zeitmanagement-Methode, die Arbeit in kurzen, fokussierten Intervallen, normalerweise 25 Minuten, mit kurzen Pausen dazwischen strukturiert. Diese Methode fördert die Konzentration und verhindert Ermüdung, ohne sich direkt auf die Priorisierung von Aufgaben zu konzentrieren.
- Objective and Key Results (OKR): Eine Zielsetzungsmethode, die sowohl individuelle als auch teambasierte Arbeit auf übergeordnete Unternehmensziele ausrichtet. OKRs begünstigen die Konzentration auf langfristige Ziele und Ergebnisse, anstatt nur auf dringende Aufgaben.
Häufig gestellte Fragen
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, indem sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden. Es hilft, den Fokus auf langfristig wichtige Aufgaben zu legen, während weniger wichtige oder dringliche Tätigkeiten delegiert oder eliminiert werden.
Das Eisenhower Prinzip wird zur Produktivitätssteigerung angewendet. Ziel ist es, sich auf das Wesentliche zu fokussieren und sich dabei nicht von Kleinigkeiten ablenken zu lassen. Die Technik soll dabei helfen, Prioritäten zu setzen.
Woher das Eisenhower Prinzip seinen Namen hat, ist nicht eindeutig geklärt. Es soll der frühere General und US-Präsident Dwight D. Eisenhower entwickelt haben. Einen Beweis für diese Theorie gibt es nicht.
Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können das Eisenhower Prinzip nutzen. Du kannst deine Aufgaben im Beruf priorisieren, aber auch dein privates Zeitmanagement z. B. im Studium bei der Prüfungsvorbereitung optimieren.
Das Eisenhower Prinzip arbeitet mit einer Dringend-Wichtig-Matrix, in der du deine Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien sortierst. Das Aufwendigste daran ist, dass du dir zu Beginn darüber Gedanken machen musst, in welche Kategorie die unterschiedlichen Aufgaben in der Eisenhower-Matrix gehören.
Nach dem Eisenhower Prinzip erfordern dringende Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit und Handlung, oft aufgrund naher Deadlines oder externer Anforderungen, während wichtige Aufgaben einen signifikanten Beitrag zur Erreichung langfristiger Ziele und Prioritäten leisten. Der Hauptunterschied liegt in ihrer Auswirkung: dringende Aufgaben sind zeitkritisch, jedoch haben wichtige Aufgaben eine größere Bedeutung und Tragweite für persönliche oder berufliche Erfolge.
